To Dos (Tareas): Automatización de Flujos de Trabajo Internos

• Optimización de Tiempos: Elimina el paso de la intervención humana para crear tickets o tareas manuales.

• Enfoque de Área: Canaliza las solicitudes directamente al departamento correspondiente (Ventas, Soporte, Finanzas), permitiendo que cada área se concentre en sus responsabilidades principales.

• Control Interno: Proporciona un registro auditable de las acciones generadas por la IA, mejorando el control y la rendición de cuentas dentro de la organización.

1. Configuración inicial: Gestión de Departamentos para Asignación de Tareas

Instrucciones: Configuración de Departamentos

1. Acceder a Configuración: En tu cuenta de Peaking AI, navega al menú superior derecho y haz clic en "Configuración" (icono de engranaje).

1. Seleccionar Team Management: Dentro de la Configuración, asegúrate de estar en la pestaña "Team Management" (Gestión de Equipo).

2. Visualizar Departamentos: En la subsección "Departamentos", verás una lista de los departamentos existentes (ej. Finanzas, Soporte, Ventas). Estos son los equipos que utilizarán Peaking para gestionar tareas.

1. Crear un Nuevo Departamento:
• Haz clic en el botón "+ Nuevo Departamento" (ubicado a la derecha de la sección "Departamentos").
• Se abrirá una ventana emergente titulada "Nuevo Departamento".
• Nombre: Ingresa el nombre del nuevo departamento (ej. Marketing, Logística, Contabilidad).
• Haz clic en "Crear" para guardar el nuevo departamento.

2. Configuración Avanzada: Reglas de Asignación Inteligente de Tareas (To Dos)

1. Activación del Módulo To Dos:
• Inicia sesión en Peaking AI y ve a "Configuración" (icono de engranaje).
• Selecciona la pestaña "Funcionalidades".



• Asegúrate de que el módulo "To Dos" esté activo.

2. Acceder a Configuración de Asignación:
• Localiza la sección "Configuración de Asignación TODO".

• TODO Auto-Assignment (Interruptor de Activación):
• Función: Es un toggle que activa o desactiva la asignación automática de nuevas tareas a los miembros del equipo.
• Importancia: Debe estar Activado para que todas las reglas de asignación que definas a continuación puedan ejecutarse por la IA.

• Assignment Strategy (Estrategia de Asignación):
• Función: Define el método que el sistema utilizará para asignar la tarea si no se cumple ninguna regla específica.



• Opciones disponibles y su funcionamiento:
• Manual Assignment: Las tareas no se asignan automáticamente a ningún usuario. Un gestor debe revisarlas y asignarlas manualmente.
• Round Robin (All Users): Asigna la tarea a los usuarios disponibles de forma rotatoria y equitativa. Es un método de fallback simple.
• AI-Powered (Intelligent Rules): (Opción recomendada y predeterminada) Las tareas se asignan basándose en el análisis de contenido, prioridad y contexto de la conversación, utilizando las Reglas Inteligentes que defines abajo. Si ninguna regla coincide, el sistema recurre al método Round Robin.

• Intelligent Assignment Rules (Reglas Inteligentes de Asignación):
• Función: Permite definir reglas específicas basadas en palabras clave y contexto para asegurar que la tarea llegue al departamento correcto.

3. Creación de una Regla Inteligente de Asignación

1. Iniciar Creación de Regla: En la sección "Intelligent Assignment Rules", haz clic en el botón "+ Add Rule" ("+ Agregar Regla").

1. Información Básica:
• Rule Name*: Asigna un nombre claro a la regla (ej. Consultas de Descuento → Finanzas).
• Description: Describe cuándo debe aplicarse esta regla (ej. Aplica cuando el cliente menciona precios, ofertas o descuentos).

1. Condiciones de Coincidencia (Matching Conditions): Define los criterios que activarán la regla:
• Keywords (Opcional): Define las palabras o frases clave que la IA buscará en el título y la descripción de la tarea (ej. descuento, precio, cotización). Usa el botón "+" para agregar múltiples palabras clave.
• Priority Levels (Opcional): Selecciona los niveles de prioridad que esta regla debe aplicar (ej. medium, high, urgent).
• Team/Department Hint (Opcional): Define una sugerencia de equipo (ej. ventas, soporte). La IA considerará esta sugerencia al analizar el contexto.

1. Assignment Target (Destino de la Asignación*):
• Asignar a: Selecciona el departamento o usuario específico al que se enviará la tarea si esta regla se cumple.

1. Finalizar: Haz clic en "Crear" o "Guardar" para activar la regla.

4. Dashboard de ToDos: Gestión Centralizada de Tareas Automatizadas

A. Métricas Clave (KPIs) del Dashboard de Tareas

• Tasa de Completación: Muestra el porcentaje de tareas que han sido resueltas en comparación con el total de tareas generadas, reflejando la productividad del equipo.

• TODOs Vencidos: Indica el número de tareas que han excedido su fecha límite de resolución, alertando sobre cuellos de botella y prioridades urgentes.

• TODOs Activos: El número total de tareas que se encuentran en proceso o pendientes de atención.

• Resolución Promedio: Mide el tiempo promedio (ej. 28h) que tarda un equipo en completar una tarea, lo cual es vital para optimizar la velocidad de respuesta.

B. Gestión de Tareas: Vistas Kanban y Lista

1. Vista Kanban (Predeterminada para el Flujo de Trabajo):
• Función: Organiza las tareas en columnas que representan las etapas del ciclo de vida de una tarea (ej. Nuevo, Por Atender, En Proceso, Terminado).
• Uso: Permite a los gestores de equipo mover las tarjetas de tareas a medida que el estado avanza (ej. de "Por Atender" a "En Proceso") mediante la función de arrastrar y soltar (drag & drop).
• Visibilidad: Cada tarjeta muestra información crítica como el Título de la tarea, la Prioridad (ej. Alta, Media), la Fecha de Creación y el Usuario Asignado.

1. Vista de Lista (Para Análisis y Auditoría):
• Función: Presenta todas las tareas en un formato tabular o de lista, facilitando la clasificación por fecha de creación, prioridad o estado.
• Uso: Ideal para generar reportes, filtrar tareas específicas por criterios y realizar auditorías del trabajo pendiente o completado.

C. Creación Manual de Tareas

• "+ Nuevo TODO": Haz clic en el botón superior derecho para generar una nueva tarea interna, asignarla a un departamento, y establecer una fecha límite, asegurando que las actividades no generadas por la IA también se gestionen centralizadamente.

5. Vista Detallada de Tarea (TODO): Gestión y Resolución

Información y Estado de la Tarea (Panel Izquierdo)

• Título / Razón: El resumen de la solicitud o el problema (ej. "Error urgente en sistema").

• Estado: Permite cambiar el estado de la tarea (ej. Nuevo, En Proceso, Terminado). Cambiar el estado a "Terminado" impacta la métrica de Tasa de Completación del dashboard.

• Prioridad: El nivel de urgencia asignado (ej. Alta), basado en la regla de asignación inteligente.

• Asignado a / Departamento: El usuario y el departamento responsable de resolver la tarea, según la configuración de asignación.

• Fecha de Vencimiento: La fecha límite para completar la tarea, crucial para medir la Resolución Promedio.

• Descripción / Razón: Información detallada sobre la solicitud del cliente.

Seguimiento y Registro de la Tarea (Panel Derecho - Chatter)

1. Timeline (Línea de Tiempo):
• Función: Registra automáticamente los cambios de estado (ej. Etapa: "Nuevo" → "Terminado"), las actividades planeadas y cualquier comentario o acción manual.
• Transparencia: Mantiene un historial auditable de la gestión de la tarea.

2. Conversación:
• Función: Al igual que en el CRM, integra la conversación completa que generó la tarea. Esto permite al equipo de soporte o ventas obtener contexto inmediato sin tener que buscar en otra plataforma.

3. Comentarios y Actividad:
• Comentario: Permite a los miembros del equipo escribir notas de actualización o colaborar en la resolución (ej. "Solicité información adicional al cliente").
• Nueva Actividad: Se utiliza para planificar el siguiente paso si la tarea requiere múltiples acciones (ej. agendar una llamada de seguimiento).

4. Botones de Acción:
• Guardar: Guarda los cambios realizados en el estado o la información de la tarea.
• Eliminar: Permite archivar o eliminar la tarea.

FAQS Preguntas Frecuentes:

• ¿Cuál es el propósito principal de la sección To Dos?
• Su objetivo es automatizar la creación y asignación de tareas internas de la empresa, basándose en el análisis en tiempo real de las conversaciones que tiene el agente de inteligencia artificial.

• ¿Qué necesito configurar antes de que la IA pueda asignar tareas?
• Primero, debes configurar los Departamentos en la sección Team Management. Estos serán los destinos a los que la IA asignará automáticamente las tareas.

• ¿Cómo sabe la IA a qué departamento enviar una tarea?
• A través de las Reglas Inteligentes de Asignación que configuras. Estas reglas utilizan palabras clave (ej. descuento, soporte), el nivel de prioridad y el contexto de la conversación para decidir la asignación más adecuada.

• Si una tarea no cumple ninguna regla inteligente, ¿qué sucede?
• Si usas la estrategia AI-Powered (Intelligent Rules), la tarea recurrirá al método de fallback Round Robin, asignándola de forma rotatoria a los usuarios disponibles.

• ¿Puedo ver las tareas asignadas a otros departamentos?
• Sí, si tienes los permisos adecuados. El dashboard de To Dos te permite tener una visión completa de todas las tareas, aunque la vista Kanban está diseñada para que cada equipo priorice las que le han sido asignadas.

• ¿Qué pasa cuando mi equipo completa una tarea?
• Al cambiar el Estado de la tarea a "Terminado" en la vista detallada, el sistema actualiza automáticamente el KPI de Tasa de Completación y contribuye a la métrica de Resolución Promedio, lo que permite medir el rendimiento del equipo.

• ¿Cómo se relaciona la conversación del cliente con la tarea?
• La vista detallada de la tarea integra una pestaña de Conversación que muestra el historial de chat que detonó la tarea, proporcionando al miembro del equipo asignado todo el contexto que necesita para resolverla sin tener que preguntar o buscar.