Operación

Asignación define quién recibe cada oportunidad nueva del CRM y cada tarea nueva, y cómo se le avisa. Tienes tres bloques en una sola pantalla: reparto de oportunidades, reparto de tareas y avisos al vendedor.

Antes de empezar

Esta sección la ve solo el usuario Master y aparece únicamente si el módulo CRM o el módulo Tareas está activo. Cada bloque aparece solo si su módulo está activo. Actívalos en Módulos.

Qué quieres hacer

Quiero…	Ve a…
Que las oportunidades se repartan solas entre mis vendedores	Reparto de oportunidades
Que las tareas se repartan solas, o según reglas inteligentes	Reparto de tareas
Avisar al vendedor por correo o WhatsApp cuando le asignan algo	Avisos de asignación
Poner copia a gerencia en cada aviso	Correos en copia
Definir el WhatsApp al que llegan mis avisos	Mi perfil

Asignación

Reparto de oportunidades (CRM)

Bloque Configuración de Asignación CRM. Determina cómo se asignan las oportunidades nuevas.

Algunos textos de este bloque están en inglés

En el producto, las tarjetas de reparto (Round Robin Assignment, Auto Assignment, Assignment Strategy) aún no están traducidas. Aquí las nombramos como las verás en pantalla.

1. Activa el interruptor Auto Assignment para que las oportunidades nuevas se asignen solas.
2. En Assignment Strategy elige cómo:

Estrategia	Qué hace
Manual Assignment	Las oportunidades deben asignarse a mano
Round Robin	Las oportunidades se distribuyen en rotación y de forma pareja entre los vendedores

Cada cambio se guarda al instante y verás un aviso de confirmación; este bloque no tiene botón Guardar.

Solo reciben los marcados como vendedor

Con Round Robin, únicamente reciben oportunidades los miembros del equipo marcados como vendedor (Salesperson). Si alguien no recibe oportunidades, revisa su ficha en Equipo y roles.

Reparto de tareas

Bloque Configuración de Asignación TODO. Determina cómo se asignan las tareas nuevas (TODOs). Su interruptor es Enable Auto-Assignment, y también se guarda al instante.

En Assignment Strategy elige una de tres estrategias:

Estrategia	A quién se le asigna	Úsala cuando…
Manual Assignment	A nadie; los miembros del equipo asignan a mano	Pocas tareas y alguien las reparte
Round Robin (All Users)	A todos los miembros de la organización, en rotación	Quieres un reparto parejo sin reglas
AI-Powered (Intelligent Rules)	A la persona o equipo que indique una regla según el contenido de la tarea, con Round Robin como respaldo	La tarea debe ir a un equipo según de qué trate

Diferencia con el CRM

En tareas, Round Robin reparte entre todos los usuarios de la organización; en el CRM solo entre quienes están marcados como vendedor. Si alguien sale de la organización, la rotación se ajusta sola.

Reglas inteligentes

Al elegir AI-Powered (Intelligent Rules) aparece el administrador de reglas. Funciona así:

• Las reglas se evalúan en orden de prioridad; arrástralas para reordenarlas.
• La IA analiza el título, la descripción y el contexto de la conversación de cada tarea.
• La primera regla activa que coincide asigna la tarea al equipo o usuario indicado.
• Las palabras clave, los niveles de prioridad y las pistas de equipo guían la coincidencia.
• Si ninguna regla coincide, se aplica Round Robin.

Para crear una regla paso a paso, consulta Tareas.

Avisos de asignación

Bloque Notificaciones de asignación (aparece con el módulo CRM activo). Avisa al vendedor cuando se le asigna una oportunidad o una conversación, por correo, por WhatsApp, o por ambos.

Opción	Qué hace
Correo electrónico	Envía un correo al vendedor asignado. Viene activado por defecto
También al asignar una conversación	Además avisa cada vez que se le asigna una conversación de la bandeja (manual o automática). Si esa conversación genera una oportunidad para el mismo vendedor, no se envía un segundo correo. Requiere tener Correo electrónico activo
Correos en copia	Direcciones que reciben copia de todos los avisos, por ejemplo gerencia
WhatsApp	Envía una plantilla de WhatsApp aprobada al vendedor asignado

Correos en copia

Escribe las direcciones separadas por comas, espacios, punto y coma o saltos de línea (por ejemplo gerente@empresa.com, ventas@empresa.com). Peaking elimina los duplicados y marca como “Correo no válido” los que no tengan formato de correo; mientras haya uno inválido no podrás guardar. Esta lista queda deshabilitada si Correo electrónico está apagado.

Aviso por WhatsApp

1. Activa WhatsApp.
2. En Plantilla, elige una plantilla aprobada.
3. En Variables de la plantilla, indica qué dato va en cada {{1}}, {{2}}… del cuerpo del mensaje:

Dato disponible	Qué inserta
Nombre del vendedor	La persona a quien se asignó
Nombre del cliente	El nombre del cliente
Teléfono del lead	El teléfono del lead
Empresa / Sucursal	La empresa o sucursal
Etapa	La etapa de la oportunidad
Nombre de la oportunidad	El nombre de la oportunidad
Quién asignó	La persona que hizo la asignación

4. Haz clic en Guardar.

El WhatsApp llega al número que cada vendedor configura en su perfil, en el campo WhatsApp para notificaciones. Pídele a tu equipo que lo capture en Mi perfil.

Cuándo no te deja guardar

Con WhatsApp activado, Guardar se habilita solo cuando hay una plantilla elegida, esa plantilla tiene al menos una variable y todas las variables tienen un dato asignado. También se bloquea si hay un correo en copia inválido.

¿No aparece ninguna plantilla?

Verás el aviso “No hay plantillas aprobadas”. Conecta WhatsApp y sincroniza tus plantillas en Canales; luego vuelve aquí.

Organización interna

Organización interna reúne dos ajustes sobre cómo funciona tu operación por dentro: los departamentos de tu equipo y la agrupación de respuestas del agente.

Departamentos

Requiere el módulo TODOs

Los departamentos y las reglas de asignación de tareas solo aparecen cuando el módulo TODOs está activo. Actívalo en Módulos.

Los departamentos agrupan a tu equipo por área (Ventas, Soporte, Operaciones…) y se usan como criterio para asignar tareas de forma inteligente.

Crear un departamento

1. Ve a Configuración › Operación › Organización interna.
2. En Departamentos, haz clic en Nuevo Departamento.
3. Escribe el nombre y guarda.

Si aún no tienes ninguno, verás: “Crea tu primer departamento para comenzar a organizar tu equipo”.

Asignar personas a un departamento

Cada miembro del equipo se asigna a su departamento desde Equipo y roles, ya sea al invitarlo o en la columna Departamento de la tabla.

Eliminar un departamento

Haz clic en Eliminar y confirma. Un departamento no se puede eliminar mientras tenga usuarios asignados: Peaking te avisará cuántos hay. Reasígnalos primero a otro departamento.

Crea los departamentos antes de invitar al equipo

Si los departamentos ya existen, puedes asignar a cada persona desde el momento en que la invitas.

Agrupación de respuestas del agente

Cuando un cliente escribe varios mensajes seguidos, el agente puede esperar unos segundos para juntarlos y contestar una sola vez, en lugar de responder a cada mensaje por separado.

El ajuste Ventana de espera controla cuánto espera:

Opción	Efecto
Inmediato (sin espera)	El agente responde en cuanto llega cada mensaje
3, 5, 8, 10, 15, 20 o 30 segundos	El agente espera ese tiempo tras el último mensaje antes de contestar. Si nunca lo has cambiado, la espera por defecto es de 6 segundos

Este ajuste solo se configura aquí, en Configuración › Operación.

¿Qué valor elegir?

Si tus clientes suelen escribir varios mensajes seguidos, una ventana de 8 a 20 segundos evita que el agente conteste fragmentos de una idea que aún no terminó.

Extracción de datos

Extracción de datos te permite indicarle al agente qué información debe guardar cuando un cliente la menciona en una conversación, sin tener que pedirla manualmente en el prompt.

Cada dato capturado se guarda en el perfil del contacto y queda disponible como contexto para futuras conversaciones, aunque el cliente lo haya mencionado semanas antes. Consulta lo capturado en la ficha del contacto — ver Contactos.

Quién puede configurarla

Esta sección solo la ven y editan los usuarios con rol Master.

El agente no pregunta por su cuenta

El agente solo extrae lo que el cliente menciona espontáneamente. Nunca pregunta un dato por iniciativa propia. Si necesitas que el agente solicite un dato específico, agrégalo como instrucción en su prompt.

Agregar un campo

1. Ve a Configuración › Operación › Extracción de datos.
2. Haz clic en Agregar campo.
3. Completa el formulario:

Campo	Qué escribir
Clave (uso interno)	Un identificador en minúsculas, números y guion bajo. Debe empezar con letra y tener máximo 50 caracteres. Ej.: fecha_nacimiento
Etiqueta visible	El nombre que verá tu equipo. Ej.: Fecha de nacimiento
Tipo de dato	Texto, Número, Fecha, Verdadero/Falso o JSON estructurado
Descripción para el agente IA	Qué es el dato y cuándo extraerlo. Mínimo 20 caracteres
Ejemplos (opcional)	Frases que el cliente podría decir, una por línea

4. Haz clic en Guardar.

Escribe una buena descripción

La descripción es lo que el agente lee para decidir si debe extraer el dato. Sé específico:

Fecha de nacimiento del cliente, en formato YYYY-MM-DD si la menciona.
Útil para personalizar saludos en futuras conversaciones.

Y agrega ejemplos para ayudarle a reconocer variaciones:

mi cumple es el 5 de marzo → 1990-03-05
nací en 1985 → 1985

Activar, desactivar o editar un campo

• Usa el interruptor de cada campo para activarlo o desactivarlo sin perderlo.
• Haz clic en Editar campo para cambiar su descripción o sus ejemplos.

La clave del campo (por ejemplo, birthday) solo se define al crearlo y no se puede cambiar después; lo demás sí se puede editar.

Si no tienes ningún campo configurado, la extracción automática está inactiva: verás “Agrega un campo para empezar”.

Campos del CRM

Campos del CRM adapta las oportunidades a tu forma de vender: puedes cambiar cómo se llaman los campos estándar y agregar los tuyos.

Antes de empezar

Esta sección aparece solo cuando el módulo CRM está activo y solo la editan los usuarios con rol Master. Para trabajar con las oportunidades día a día, consulta CRM.

Etiquetas de campos

Cambia cómo aparecen los campos estándar de las oportunidades en tus formularios. Por ejemplo, puedes renombrar Empresa como Sucursal si así lo llama tu equipo.

1. Escribe el nuevo nombre en el campo que quieres renombrar.
2. Deja en blanco los que quieras conservar con su nombre por defecto.
3. Guarda los cambios.

Los cambios aplican a los formularios de crear y de detalle de las oportunidades.

Los campos que puedes renombrar son: Nombre de la oportunidad, Empresa, Industria, Correo, Teléfono, Etapa, Prioridad, Asignado a, Monto esperado, Probabilidad de cierre, Origen, Campaña y Notas. El nombre que elijas para Monto esperado se refleja en todo el sistema.

Convertir un campo en lista desplegable

Si agregas opciones a un campo, este se mostrará como una lista desplegable en los formularios, en lugar de texto libre. Es útil para estandarizar respuestas, como una lista fija de sucursales o de orígenes. Pueden ser listas desplegables los campos Empresa, Industria, Origen y Campaña.

Campos personalizados

Agrega campos adicionales a tus oportunidades para capturar datos propios de tu proceso de ventas, por ejemplo un Número de cliente. Aparecen en los formularios de creación y de detalle, y se guardan en cada oportunidad.

Crear un campo personalizado

1. Haz clic en Agregar campo.
2. Completa el formulario:

Campo	Qué escribir
Clave (uso interno)	Minúsculas, números y guion bajo. Empieza con letra. Máximo 50 caracteres
Etiqueta visible	El nombre que verá tu equipo. Ej.: Número de cliente
Tipo de dato	Texto, Número, Fecha, Verdadero/Falso, JSON estructurado o Lista desplegable (opciones)
Pestaña de la ficha	En qué pestaña de la ficha de la oportunidad aparece el campo
Opciones	Solo para lista desplegable. Agrega al menos una opción
Descripción (opcional)	Para qué sirve el campo. Ayuda a tu equipo y, más adelante, al agente de IA a entender qué capturar
Campo activo	Muestra el campo en los formularios de oportunidad

3. Haz clic en Guardar.

Elegir la pestaña de la ficha

El campo Pestaña de la ficha define dónde ve tu equipo el dato al abrir una oportunidad. Las opciones son Financiero (junto al monto y la probabilidad de cierre), Detalles (Información extra), Dirección y Campos personalizados (la predeterminada).

Qué cambió de lugar

Dos ajustes que antes se encontraban junto a los campos del CRM ahora viven en otra sección:

Ajuste	Dónde encontrarlo
Reparto automático de oportunidades (Round Robin)	Asignación
Notificaciones de asignación (correo y WhatsApp)	Asignación

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo la sección Asignación? La ve solo el usuario Master, y requiere que CRM o Tareas estén activos. Revisa Módulos.

¿Por qué un vendedor no recibe oportunidades con Round Robin? Solo reciben los miembros marcados como vendedor. Revisa su ficha en Equipo y roles.

¿Por qué el botón Guardar de avisos está deshabilitado? Revisa el recuadro “Cuándo no te deja guardar” en Aviso por WhatsApp: falta plantilla, falta asignar alguna variable o hay un correo en copia inválido.